4 señales que indican que su empresa necesita un sistema a la medida

En la serie de artículos que hemos publicado sobre el desarrollo a la medida de software se ha indicado sobre los aspectos iniciales que debe considerar su organización para determinar si requiere desarrollar un software a la medida o no y, en el caso de tomar esta decisión, qué elementos debe considerar para no fracasar.

En este artículo profundizaremos en las alertas o señales a las que debe prestar atención, pues le permitirán visualizar posibles oportunidades de desarrollo de software que pueden ser requeridas dentro de su cartera de proyectos.

1. La voz del cliente

Uno de los síntomas principales a los que debe prestar cuidado es la insatisfacción que nuestros clientes pueden expresar sobre los procesos, servicios y/o sistemas que tienen a disposición.

Una mala experiencia de los usuarios refleja la necesidad de mejoras y la tarea de ejercer cambios profundos.

Es necesario tomar en cuenta la retroalimentación que nuestros clientes nos puedan dar con respecto a su experiencia en los resultados que obtienen de los servicios y trámites que realizan en nuestra organización.

Para ello, eche mano de encuestas, de la información que brinda el departamento de Servicio al Cliente, de las necesidades expresadas en sus ejercicios de planeación estratégica, en la lista de requerimientos que día a día los usuarios internos solicitan. Además, siempre considere clientes internos y externos.

2. Costo elevado en el mantenimiento de los sistemas y soluciones actuales

Este factor puede darse por diversas razones; sin embargo, una de las más comunes es la obsolescencia tecnológica.

Hemos sido testigos de soluciones que se vuelven un verdadero dolor de cabeza cada vez que deben actualizar el software base (sistema operativo, motor de base de datos, máquina virtual, librerías de terceros) ya que solo pueden correr en plataformas específicas solo ciertos navegadores, y al pasar el tiempo, los fabricantes dejan de dar soporte a ese software, dificultando aún más mantener en operación los productos.

Le podría interesar: 5 malas prácticas que debe evitar para no fracasar al desarrollar un software a la medida

En otros casos, las soluciones actuales carecen de un buen diseño y una estructura que permita su mantenimiento evolutivo, por lo que cualquier cambio que se realice puede desestabilizar el producto, de manera que estos cambios se vuelven una cirugía a corazón abierto. Muchas veces esta situación hace que se genere un malestar en los usuarios y que tenga impactos negativos en los resultados de la empresa.

3. Requerimientos de usuarios de procesos críticos y que contienen reglas de negocio particulares

Una señal que lleva a pensar, de una manera objetiva, en la necesidad de un desarrollo a la medida, es cuando se tienen necesidades de automatización de los procesos clave del negocio y que, adicionalmente, contengan reglas adaptadas a nuestro tipo de industria o incluso a nuestra propia empresa.

En este caso, si existe la necesidad de un sistema informático, la decisión de hacerlo a la medida se vuelve más fuerte.

Artículo recomendado: Cualidades de un desarrollo a la medida exitoso

4. Indicadores de desempeño de la organización o KPI

Los indicadores de desempeño o KPI de la organización deben ser un factor para monitorear los puntos donde se requiere agilizar procesos, proveer herramientas que soporten el trabajo de la organización, mejorar los tiempos de respuesta, dar seguimiento a las solicitudes de los usuarios y visualizar oportunidades de mejora continua.

Cuando se analizan estas métricas se pueden detectar falencias que pueden resolverse, en gran medida, con el apoyo tecnológico adecuado.

Dentro de este campo se puede mencionar indicadores como:

• baja tasa de atención de solicitudes (colas sin atender);
• tiempos de respuesta que no cumplen con los acuerdos de servicio o SLA (por sus siglas en inglés);
• bajos índices en la calidad o percepción de baja calidad de los resultados que son provistos por sistemas de información;
• bajos índices de producción en procesos que son realizados manualmente sin ayuda de la tecnología;
• índice de satisfacción de los clientes.

Los puntos anteriores son algunos indicadores de desempeño, dentro de otros muchos, que la empresa puede tener y que dan alertas sobre la necesidad de mejorar el soporte tecnológico a lo largo de la organización, lo que se traduce en una eficiencia operativa.

En este artículo, se presentaron 4 semáforos que pueden darle luces de la necesidad de nuevos desarrollos de software. Siempre se recomienda que cada nueva oportunidad tenga un análisis objetivo y que permitan dar a los tomadores de decisión la información del costo/beneficio y del retorno de inversión de cada iniciativa de desarrollo a la medida.

Por ello, si quiere profundizar más en el tema, le invitamos a que descargue la Guía básica para determinar si necesita un nuevo sistema a la medida.