ERP o sistema a la medida, ¿qué necesita realmente?

Un ERP o Enterprise Resource Planning “es la administración integrada de los principales procesos de negocio, a menudo en tiempo real y a través de software y tecnología” .

La variedad de productos llega a ser muy extensa en un primer momento de investigación sobre la oferta del mercado, ya que existen soluciones llamadas de clase mundial, así como productos open source o de código abierto y con licencias de uso libre.

En este artículo no pretendemos hacer un estudio de los distintos productos o profundizar es sus características, pero si buscamos dar algunas sugerencias que den pie a un análisis para la toma de decisión: si adquirir uno de estos productos o desarrollar uno desde cero ajustado a la realidad empresarial, por lo que debe poner atención a los siguientes 3 apartados.

1. El dilema de siempre: ¿adoptar o adaptar un ERP?

Muchas de las soluciones de mercado proponen una serie de estándares y características comúnmente aceptadas como “mejores prácticas” empresariales, regulatorias, contables y de otras índoles.

Al analizar un producto que tiene un fundamento sólido en estas “mejores prácticas”, la organización debe preguntarse: ¿podemos implementar el producto con los procesos con los que cuenta?, ¿se puede adaptar la organización a estos procesos y estándares que el ERP propone o no?

En su mayoría, los ERP ofrecen funcionalidades y arquitecturas parametrizables para ajustarse hasta cierto punto a la organización; sin embargo, cuando se trata de integrar y modificar el core del producto, el escenario puede demandar mucho más tiempo y recursos. A la luz de esto, por favor revise el siguiente punto.

2. ¿Qué hay con la “última milla” en la implementación de un ERP?

“La última milla” es una frase muy utilizada por los fabricantes o representantes de un ERP, debido al esfuerzo y costo adicional del recurso humano en el desarrollo de ajustes del producto en la organización al dejarlo implementado.

En muchas ocasiones, hemos visto un camino lleno de heridos, sangre y dolor en este “último trayecto”, debido a que muchos requerimientos del cliente implican cambiar las entrañas del producto para hacerlo funcionar a particularidades de la organización (algunas pueden obedecer a prácticas no estandarizadas, reglas de negocio particulares, integraciones complejas, procesos no optimizados, entre otras).

Antes de adentrarse en este camino, busque referencias de ERP. En el caso del sector gobierno, puede ser más fácil obtener información de otras instituciones que hayan pasado “por donde asustan”. De este modo, no se quedará sólo con la promesa del vendedor.

3. Plazo y costo para la implementación de una nueva solución

La adopción de un sistema tipo ERP suele priorizarse porque tiende a contar con una fecha de salida. Sin embargo, analice minuciosamente la necesidad antes de decir sí a una solución empaquetada.

Por lo que, si usted ya validó los dos puntos anteriores, ahora debe:

• asegurarse de que la fecha establecida sea realista,
• comparar el tiempo y costo.

Para este segundo punto, le puede ayudar la Guía básica para determinar si necesita un nuevo sistema a la medida, pues en ella se ha abordado la conceptualización de un sistema.

El desarrollo a la medida de un ERP es complejo, principalmente porque afecta a todos los procesos de la organización y puede ser visto como un sistema de sistemas, razón por la cual, la mayoría de las veces, el tiempo de desarrollo será superior a la adquisición de un producto hecho.

Tenga cuidado de dejarse llevar por la promesa de tener un producto totalmente adaptado a la organización con un desarrollo a la medida, también por la promesa de una implementación más eficiente y probada de un ERP existente.

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Para finalizar, recuerde que la compra de un ERP puede ser una opción viable si su organización está dispuesta a utilizar sus procesos y adaptar aquellas características que son fácilmente parametrizables, y no requieren grandes esfuerzos o modificaciones del core del producto. Por su parte, el desarrollo a la medida es recomendable cuando los procesos de gestión, financieros y contables tienen particularidades y reglas de negocio que están muy especializadas. En ambos casos, los parámetros de tiempo y costo son fundamentales en la toma de la decisión.