¿Cómo evaluar mis sistemas o desarrollos de software actuales?

“¿Están bien diseñados mis sistemas?”, “¿Se alinean a una estrategia corporativa? ¿Pueden crecer e integrarse con el resto de los sistemas? “¿Cuál es su vida útil?”, “¿Qué tan crítico es cada sistema para la continuidad del negocio?”

Seguramente está lidiando con una o varias de estas preguntas en su trabajo diario y puede estar planteándolas para sistemas existentes y para sus nuevos proyectos.

4 ejes que debe analizar para evaluar sus sistemas o desarrollos de software

Debe tomar en cuenta, como parte de su evaluación, los siguientes ejes para profundizar el análisis de cada sistema:

• Alineación a la estrategia: los sistemas se pueden calificar en su aporte a los objetivos estratégicos, la planificación y visión de la empresa. Hay sistemas que representan mayor valor de negocio, soportan procesos críticos y por lo tanto son o serán parte del núcleo del negocio.
• Aporte a la agilidad y eficiencia operativa: se puede diferenciar entre sistemas que brindan un mayor soporte a la automatización, eliminación de tareas repetitivas, integración entre áreas del negocio, facilitan respuestas expeditas a clientes finales. 
• Cumplimiento con criterios de arquitectura.
• Riesgos y costos asociados: es necesario identificar el grado en que un sistema tiene riesgos asociados, principalmente en cuanto a mal funcionamiento por obsolescencia tecnológica, la dificultad para darle mantenimiento, su estabilidad y confiabilidad para soportar la demanda en su uso. Por otra parte, se requiere clasificar los sistemas según los costos para mantenerlos en operación (costo del mantenimiento, hardware).

Queremos compartirle algunas de las herramientas que hemos desarrollado y afinado a lo largo de los años en ejecución de consultorías en TI y desarrollo de software que le pueden ayudar a evaluar sus sistemas y que permiten orientar la valoración de los sistemas según los ejes indicados anteriormente.

Se debe trabajar en los siguientes componentes:

• El catálogo de sistemas y sus atributos generales
• El portafolio de proyectos nuevos
• Variables para evaluarlos  

1. Catálogo de sistemas

Para llevarlo a cabo es necesario establecer un inventario de los sistemas existentes y considerar aquellos atributos o metadatos de los sistemas que le agregarán para valorarlos, compararlos y tomar decisiones.

En este punto, considere la siguiente información para cada sistema:

• Nombre del sistema
• Plataforma programación: indique la plataforma en que se desarrolló el sistema, algunas empresas los segmentan en grandes categorías como sistemas Java, .NET, PHP, Linc, entre otras.
• Versiones de tecnologías en programación: detalle cada framework o marco de trabajo utilizado, las versiones que utiliza
• Software base: sistema operativo, motor de base de datos, servidor de aplicaciones y sus respectivas versiones.
• Plataforma Hardware: tipo de servidor o arquitectura sobre la que se ejecuta el sistema. 
• Si provee mecanismos de integración: indicar la habilidad del sistema para poder integrarse a otros y el mecanismo (por ejemplo, si provee servicios web, colas de mensajes, procedimientos almacenados u otros).
• Dueño del sistema: establezca el área o departamento organizacional que es dueño del sistema
• Cantidad de usuarios: establezca la demanda del sistema en términos de la cantidad de usuarios totales, sobre todo con base en la concurrencia promedio del sistema.
• Dependencia de un proveedor: indique si se depende de un proveedor para el mantenimiento y soporte de la solución.
• Costo de mantenimiento anual: puede ser medido en el costo monetario y también en la cantidad de horas de esfuerzo 
• Facilidad de soporte: evalúe si el sistema está bien estructurado, si existe documentación, si el código está documentado, de manera que pueda indicar si permite o no las labores de mantenimiento evolutivo y correctivo.

Es importante que no omita detallar las versiones de los distintos elementos, ya que esto permitirá conocer el grado de actualización y los riesgos de obsolescencia o componentes que no cuenten con soporte en el mercado.

La siguiente tabla presenta una posible distribución de variables para la valoración de los sistemas y una ponderación sugerida para cada eje (posteriormente se hablará de cómo interpretar cada variable):

Según el cuadro anterior podrá establecer escenarios, combinar variables para determinar caminos de acción, por ejemplo:

• Qué sistemas requieren intervención urgente. Un sistema que aporta mucho a la estrategia, pero con un riesgo alto de obsolescencia debe estar entre sus prioridades de actualización tecnológica, migración o rediseño
• Cuál sistema se puede reutilizar ya que agrega un valor alto al negocio y con poco esfuerzo/costo se puede integrar para habilitar para nuevos canales o bien innovar en la entrega de un servicio o producto
• Cuál sistema debe eliminarse o sustituirse porque no es factible o rentable su mantenimiento.

2. Portafolio de proyectos

Su cartera o portafolio de proyectos debe constituirse en una herramienta para su gestión y ejecución de forma correcta de su plan estratégico de tecnologías de información (PETIC).

Considere en la evaluación de sus proyectos la siguiente información:

• Nombre del proyecto
• Costo del proyecto: representa una estimación de la cantidad de recursos necesarios para el desarrollo del proyecto.
• Tiempo de ejecución: estimación de la ventana de tiempo para su desarrollo.
• Rentabilidad o recompensa: debe valorar cuál es el valor que el proyecto brindará al negocio en términos de retorno de la inversión, de aporte del sistema a la estrategia de negocio, de mejoras en la eficiencia operativa
• Probabilidad de éxito técnico: cada proyecto debe tener una valoración de los riesgos asociados a su desarrollo y puesta en producción.

Con esta información podrá tomar decisiones de la priorización y balanceo de su cartera de proyectos. Se recomienda utilizar un diagrama de dispersión o de burbujas en cuadrantes que permita analizar las inversiones de la empresa. 

A continuación, un ejemplo de diagrama de burbujas, en donde cada círculo o burbuja representa un proyecto:

Según los ejes anteriores, el ideal es invertir en proyectos del cuadrante “Perlas” que son proyectos con una recompensa o valor para el negocio muy alto y que tienen una probabilidad de éxito técnico alto. 

Los proyectos que son “Elefantes blancos” proyectos con poca rentabilidad y baja probabilidad de éxito se deben evitar o tener muy pocos (son raros y no hay muchos así como los elefantes blancos).

Lectura de interés: Cualidades de un desarrollo a la medida exitoso

3. Las variables para evaluarlos

Anteriormente, se presentó un conjunto de variables que permiten tener un punto de análisis y comparación entre sistemas. Es necesario contar con una definición de cada variable y definir los criterios para colocar una calificación de manera objetiva.

A continuación, algunos ejemplos de estas definiciones:

Variable: Está alineado con la estrategia.

Escala de valores:

Variable: Grado de reutilización del sistema en el resto de la organización o ecosistema empresarial.

Escala de valores:

Variable: Riesgo de mal funcionamiento por obsolescencia tecnológica.

Escala de valores:

Estas definiciones facilitan la calificación de cada sistema. Recuerde que cada empresa podrá proponer las variables y criterios que permitan valorarlos.

En resumen, todo departamento de TI debe contar con un mapeo de cada sistema y proyecto de desarrollo y deben estar asociados a variables y criterios de evaluación claros (metadatos) que estén ajustados para la organización. 

Esperamos que estos consejos le ayuden a responder las inquietudes planteadas al inicio del artículo. En caso de que desee evaluar con nosotros sus sistemas, recuerde que puede ponerse en contacto con nosotros en esta página: Contacto Infosgroup