Mutual Seguros: historia de éxito en la industria de seguros

reto

El Departamento de Contabilidad Mutual Seguros contaba con un proceso de conciliación de comisiones de más de 11 aseguradoras 100 % manual: el personal realizaba la recepción de archivos de cada aseguradora, su consolidación manual a un Excel, la identificación de diferencias con los sistemas de Mutual Seguros, gestión de reclamos de pólizas no pagadas por las aseguradoras, diferencias pagos de comisiones. 

Esta forma de implementar el proceso de conciliación tenía las siguientes consecuencias:

• Tomaba mucho tiempo: de 10 a 15 días. 
• Propiciaba el error humano al manejar grandes volúmenes de información en Excel.
• Complicaba la gestión contable.
• No permitía una trazabilidad expedita de las diferencias y reclamos a lo largo de los meses.

Adicionalmente, un desafío importante fue traducir el manejo de conjuntos de datos complejos: en tablas con muchas columnas, relaciones con otros datos y la gestión de toda esta información en un diseño gráfico que implemente una experiencia de usuario (UX) adecuada y una interfaz gráfica que se alinee a eso (UI).

Solución

Se transformó un manejo de información complejo y difícil, debido al grado de detalle, cantidad de archivos, diferentes tipos de formatos, en un producto modular que estandariza la forma en que se recibe y automatiza el procesamiento de la información y su trazabilidad entre las áreas que interactúan y modifican los datos. El siguiente diagrama representa el producto final:

Esto fue posible incorporando como parte de la solución los siguientes puntos:

1.  Se realizaron talleres de entendimiento de la necesidad de negocio de los cuales se obtuvo:
   1. Una comprensión del problema desde el punto de vista contable y aún más desde la perspectiva de una corredora de seguros. 
   2. Un diseño gráfico aterrizado que permitió validar el alcance y asegurar una correcta experiencia de usuario. 
   3. Un detalle de los requerimientos que permitió al equipo de desarrollo poder traducirlos a diseño de arquitectura, base de datos y construcción de cada componente.
2. Se siguió un desarrollo ágil con SCRUM de manera que se trabajó de la mano con el personal de Mutual Seguros, quienes jugaron muy bien su rol de Product Owner - Dueño del producto: indicando prioridades de desarrollo, brindando aclaraciones al equipo de desarrollo y gestionando en conjunto con Infosgroup, los cambios y ajustes al alcance según las necesidades reales del negocio.
3.  Se implementaron aspectos metodológicos clave para asegurar la gestión del proyecto, la documentación de los requerimientos, la documentación de la arquitectura. Esto mediante el uso de prácticas del Rational Unified Process o RUP.
4.  Se realizaron iteraciones o sprints para entregar el software paulatinamente, de manera que en cada entrega se realizaron pruebas y se obtuvo retroalimentación temprana.
5.  Se tuvo la apertura de ambas partes para negociar en todo momento aspectos no considerados en el alcance inicial o en los requerimientos implementados.

Resultados

• Se disminuyó en 51 % los tiempos de procesamiento y carga de información de las diferentes aseguradoras.
• Se generó una mayor confianza en todos los resultados y procesamiento de la información al asegurar que se elimina la posibilidad de error humano por la manipulación de archivos y trasiego de información.
• Se facilitó la gestión de los reclamos, a través de resúmenes, consultas por distintos criterios y visualización de históricos de cada mes procesado. 
• Se mejoró el común entendimiento entre Contabilidad y Operaciones en la gestión de diferencias, al permitir que solo la información relevante se comunique y se pueda consultar el detalle según se requiera.
• Se tiene una implementación robusta de la seguridad a través de perfiles, usuarios y una bitácora detallada de las acciones que se realizan dentro del sistema.

Impacto

La solución ha permitido una disminución del 51 % en los tiempos de generación del cierre mensual y la gestión contable de diferencias.  Así como en eliminación de retrabajos en el procesamiento de carga de información.

El Departamento Financiero y la jefatura de contabilidad han podido transmitir confianza al resto de la organización en el correcto procesamiento, análisis y toma de decisión en el proceso de conciliación de diferencias al resto de la organización.

Por otra parte, el Área de Contabilidad, dueña de la solución, proyecta una serie de nuevos requerimientos y funcionalidades que complementan el Sistema Automatizado de Conciliación de Comisiones.