3 lineamientos para definir, priorizar y planificar su portafolio de proyectos empresariales

Son muchas las organizaciones y gerentes generales que se encuentran “apagando fuegos”: esos problemas del día a día que van desde esfuerzos para asegurar que el negocio continúe operando, hasta cómo habilitar un nuevo producto/servicio en tiempo record para evitar que la competencia nos gane terreno o mejorar la satisfacción de las personas usuarias. Todo esto ocurre a la luz de las exigencias y prioridades de cada área de la empresa que requieren soluciones a corto plazo.

El panorama para un o una gerente de empresa se vuelve más duro, cuando a falta de herramientas para planificar y atender todas las necesidades de la organización, no puede tomar decisiones objetivas de cuáles son las inversiones en proyectos a las que debe apostar.

Contéstese las siguientes preguntas para tener un diagnóstico sobre su estado y madurez en la gestión del portafolio de proyectos empresariales:

• ¿Cuál o cuáles proyectos agregan mayor valor al negocio?
• ¿Qué proyectos están alineados con la estrategia de la empresa?
• ¿Cuál es el costo beneficio de desarrollar cada proyecto planteado?
• La lista de proyectos actuales: ¿provienen de una planificación y análisis estratégico o de las solicitudes, ocurrencias y problemas del día a día?
  
  

En este punto, quisiéramos compartir 3 lineamientos que le pueden ayudar para “ordenar la casa” y guiar los esfuerzos en los que su organización realiza:

1. Diseñar la arquitectura empresarial

La arquitectura empresarial es la forma en que nos aseguramos de entender la empresa, sus procesos y la forma en que las soluciones (información, software, infraestructura) los implementan. Pero más allá de un entendimiento del estado actual, la arquitectura empresarial es la forma en que podemos determinar hacia dónde debemos ir, cómo debemos estar, cuál es el mapa de ruta para lograr la visión deseada de nuestra empresa.

En términos de Gartner:

“Arquitectura Empresarial es el proceso de trasladar una visión y estrategia de negocio en un cambio empresarial efectivo, comunicando las capacidades actuales y re pensando los principios y los modelos que describen el estado futuro de la empresa y facilitan su evolución”.

Una buena arquitectura:

• Representa la organización como es actualmente y su visión del futuro.
• Mapea mediante distintas vistas el paso de una visión a la otra.
• Muestra la perspectiva del negocio y la perspectiva técnica.

Existen distintos marcos de trabajo para desarrollar una arquitectura empresarial como Zachman, TOGAF, DoDAF, FEA, entre otros.

De nuestra experiencia, tomando como referencia el marco de TOGAF, en un análisis de arquitectura empresarial se pueden identificar los siguientes pasos:

El mapeo de la situación actual de la organización debe estar enfocada un ámbito específico (visión de la arquitectura) de lo que queremos lograr (una mejora en procesos de negocio clave, un objetivo estratégico que debemos ejecutar y alcanzar), de manera que podamos enfocar nuestros esfuerzos en los “puntos de dolor y oportunidades ganadoras” de la organización y no caer en el error de entrar en un esfuerzo de documentación exhaustiva de la organización que poco rédito traerá al negocio.

Esta visión de arquitectura permitirá determinar cómo estamos en diferentes vistas de arquitectura:

• Procesos de negocio: constituyen el entendimiento de qué hacemos, cómo lo hacemos y cuál es el valor que estamos dando a nuestros clientes
• Sistemas: nos permite entender qué soluciones tenemos, sus carencias y virtudes para soportar los procesos de negocio. A nivel de datos podemos analizar si la información que se gestiona en la organización es adecuada para la toma de decisiones, si se gestiona la información de los clientes y oportunidades de negocio de manera consistente, si hay información redundante, si los sistemas de información replican información y si en la operación hay tareas redundantes y retrabajos.
• Tecnología: permite visualizar cómo la infraestructura tecnológica soporta adecuadamente o no los procesos de negocio y los sistemas de información y si esa infraestructura (redes, equipos, telecomunicaciones, proveedores de servicios) están en la capacidad de atender crecimientos en nuestra cartera de clientes, servicios y/o productos.

Para establecer los planos de nuestra arquitectura empresarial deseada, se recomienda dos insumos para poder identificar brechas y así determinar oportunidades de mejora:

• La planificación estratégica de la organización, incluidos los objetivos de negocio. De aquí tendremos pautas claras para analizar la situación actual y definir no solo proyectos sino poder determinar si nuestra organización esta preparada echar a andar dichas iniciativas
• Una arquitectura de referencia: existen arquitecturas “ideales” ya definidas para diferentes industrias que pueden dar un parámetro de comparación y determinar cómo estamos con respecto a lo que el mercado propone. Existen marcos de referencia como eTOM para la industria de telecomunicaciones, BIAN para banca, ACORD para seguros, entre otras.

La identificación de oportunidades y el plan de migración, permitirán determinar cuáles son los proyectos para ir de la situación actual a la deseada (situación “as-is” a la situación “to-be”).

Pero el esfuerzo de arquitectura empresarial no debe quedar ahí, sino que debe ser gestionado para tener ciclos periódicos de ejecución de ese diseño de arquitectura empresarial, idealmente pueden corresponder a periodos iguales o menores a los de la planificación estratégica de la empresa y pueden ser disparados por necesidades del mercado, ciclos de innovación, mejora continua de los procesos de negocio.

2. Gestionar el portafolio de proyectos

La ventaja de poder realizar un ejercicio de arquitectura empresarial es que se obtiene una identificación de proyectos como uno de sus resultados principales.

Con una cartera de proyectos en mano proveniente de distintas fuentes (planificación estratégica, arquitectura empresarial, operaciones, demandas de clientes y el mercado), es necesario gestionar dicho portafolio con elementos que le permitan tomar decisiones acertadas y brindar información oportuna a miembros de junta directiva u otros órganos por los que deben ser evaluados.

Su cartera o portafolio de proyectos debe constituirse en una herramienta para su gestión y ejecución de forma correcta de su plan estratégico de tecnologías de información (PETIC).

Considere en la evaluación de sus proyectos la siguiente información:

1. Nombre del proyecto
2. Costo del proyecto: representa una estimación de la cantidad de recursos necesarios para el desarrollo del proyecto.
3. Tiempo de ejecución: estimación de la ventana de tiempo para su desarrollo.
4. Rentabilidad o recompensa: debe valorar cuál es el valor que el proyecto brindará al negocio en términos de retorno de la inversión, de aporte del sistema a la estrategia de negocio, de mejoras en la eficiencia operativa
5. Probabilidad de éxito técnico: cada proyecto debe tener una valoración de los riesgos asociados a su desarrollo y puesta en producción.

Las variables para evaluarlos

Considere la definición de variables que le ayuden a determinar de manera objetiva y comparativa. Estas variables deben estar en función de dos ejes: 1. la rentabilidad o recompensa de cada proyecto y 2. la probabilidad de éxito para su desarrollo.

A continuación, se presenta una propuesta de variables para clasificar sus proyectos, sin embargo, la definición y su entendimiento puede ser adaptada a cada organización:

Con esta información podrá tomar decisiones de la priorización y balanceo de su cartera de proyectos. Se recomienda utilizar un diagrama de dispersión o de burbujas en cuadrantes que permita analizar las inversiones de la empresa. A continuación, un ejemplo de diagrama de burbujas, en donde cada círculo o burbuja representa un proyecto:

Según los ejes anteriores, el ideal es invertir en proyectos del cuadrante “Perlas” que son proyectos con una recompensa o valor para el negocio muy alto y que tienen una probabilidad de éxito técnico alto. Los proyectos que son “Elefantes blancos” proyectos con poca rentabilidad y baja probabilidad de éxito se deben evitar o tener muy pocos (son raros y no hay muchos, así como los elefantes blancos).

3. Gestionar la cultura empresarial basada en proyectos

El último lineamiento, en que quisiéramos enfatizar, se refiere a inculcar en la empresa una cultura enfocada en la planificación y priorización de los proyectos, con las siguientes guías:

1. La organización debe estar comprometida con la visión de la arquitectura empresarial y con una visión de que todo proyecto debe ser valorado, priorizado y planificado dentro de un todo y no como necesidades aisladas e independiente.
2. Debe existir un proceso de conceptualización de los proyectos que identifique el alcance, costo y factibilidad de cada proyecto.
3. Una práctica recomendada es que exista un comité de proyectos que evalúe y filtre los proyectos con un proceso estándar y adecuado a la organización.

Esta forma de trabajo debe ser promovida por la gerencia, comprada por las áreas de negocio y patrocinada por los directivos de la organización.

Muchos esfuerzos que no cuente con este nivel de compromiso, propiciarán a continuar con el caos en la gestión de proyectos y la planificación de una cartera de proyectos que sea exitosa para poder llevar la empresa a la visión deseada.

En conclusión, un portafolio de proyectos alineado a la visión de la empresa, correctamente priorizado y que le brinde información para invertir en proyectos que realmente aporte en su gestión de la empresa es una tarea que requiere de análisis y planificación, tareas que pueden facilitarse y estructurarse con la implementación de una práctica de arquitectura empresarial y una gestión de cartera de proyectos.

Plantéese una visión de arquitectura con un alcance medido, discreto que le permita echar a andar la práctica en su empresa y sumar a sus colaboradores y patrocinadores. Si desea conocer sobre casos de éxito y más detalle de cómo iniciar un implementación de arquitectura empresarial y obtener sus beneficios puede ponerse en contacto con nosotros en esta página: Contacto Infosgroup.